C’est une nécessité pour répondre au principe de communicabilité de plein droit des archives publiques posé par le Code du patrimoine (article L.213-1 du Code du patrimoine). C’est souvent aussi le préalable essentiel permettant de démêler le faux du vrai dans le cadre des nombreux litiges qui opposent les acteurs de la commande publique.

La nouvelle instruction relative au tri et à la conservation des archives des services des collectivités territoriales et des établissements intercommunaux, publiée tout récemment, intéresse donc les maîtres d’ouvrage publics comme les candidats aux marchés.

Conservation entre 5 et 10 ans

Le document présente une partie 6 dédiée aux modalités d’archivage des documents émanant « de tous les marchés publics, y compris ceux qui, en application de l’article 28 du Code des marchés publics, peuvent être passés selon une procédure adaptée, ainsi que ceux relevant de l’article 30 (marchés ayant pour objet certaines prestations de services)". Un tableau de tri précise les règles de traitement des documents d’archives selon "les phases de déroulement du marché, sans tenir compte des seuils de sommes en jeu, susceptibles de modification". On peut retenir que la plupart des documents de marchés publics sont généralement conservés pendant dix ans, à l’exception par exemple des dossiers d’entreprises non retenues, qui sont préservés cinq ans. Passé ces délais, seuls quelques éléments essentiels tels que le procès-verbal de la commission d’ouverture des plis, le rapport d’analyse des offres ou le procès-verbal de la commission d’attribution sont conservés définitivement. Les autres sont triés ou détruits.